5 actitudes estresantes e inútiles en cuanto a la gestión del tiempo

Tiempo productivo y tiempo de ocio… ¿cómo te llevas con ambos conceptos? Aunque yo te preguntaría, en general: ¿cómo te llevas con el tiempo? 

Y aquí no me estoy refiriendo al agobio que nos provoca envejecer, crecer o el hecho de que el tiempo pase demasiado deprisa y sintamos que la vida se nos escapa de las manos.

Me refiero a asuntos más mundanos como: ¿sientes que no aprovechas bien las 24 horas del día? ¿Te resulta difícil enfocarte en el trabajo? ¿Te resulta aún más difícil desconectar pon completo del trabajo en las horas de ocio? ¿Te parece que «no te da la vida» para todas las cosas que quieres hacer?

Me parece que nuestra sociedad occidental actual está bastante enemistada con el tiempo. Solemos pensar que nos falta tiempo, que no lo aprovechamos, que pasa demasiado deprisa o que deberíamos estar haciendo otra cosa de lo que estamos haciendo (menuda forma rara esta de vivir ¿no? pensar que lo que ocurre no esta bien y debería estar sucediendo otra cosa…)

El empleo del tiempo ha sido y sigue siendo una de mis principales dificultades. La gestión de mi lista de tareas es algo en lo que tengo que poner muchísima atención porque cada cierto tiempo se me escapa de las manos, y siento que el estrés se convierte en un monstruo que me devora…

Algo de lo que soy bastante consciente es que la gestión del tiempo no es sólo un asunto estratégico.

Es decir, no se resuelve únicamente con mejores técnicas de productividad, mejorando nuestra atención o con sistemas de organización y planificación optimizados.

Obviamente todo esto ayuda, y yo he mejorado mucho gracias a implementar determinadas técnicas que he leído en libros, blogs y sobre todo que he probado en mí misma. No obstante, hay una parte emocional-mental muy fuerte detrás de la manera en la que nos relacionamos con el tiempo que no se resuelve simplemente con la aplicación de ciertas técnicas.

Repito: la buena gestión del tiempo no es sólo un asunto de estrategia.

Y justamente de esto es de lo que vengo a hablarte hoy: de creencias o pensamientos que catalogo como «absurdos» relacionados con el manejo de nuestro tiempo y tareas, pensamientos que nos causan un estrés innecesario pero que mantenemos no sé muy bien por qué.

Me he dedicado estas últimas semanas a «auto-observarme» y observar de qué manera mi mente me enreda en caminos sin salida y que me agobian. Tengo claro que cualquier cambio en la vida comienza por un cambio de conciencia, y esto implica en primer lugar simplemente observar qué nos pasa, examinar nuestros pensamientos, sin intención ninguna de cambiarlos, sólo examinarlos.

Y una vez que hemos profundizado en estos pensamientos y que analizamos un poquito de dónde vienen, entonces empiezan a surgir en nosotros las alternativas para cambiarlos.

Así que sin más dilación, te pido que me acompañes en este viaje hacia 5 creencias inútiles que nos causan mucho estrés y nos impiden sentirnos satisfechos de cómo empleamos el tiempo. Estoy convencidísima de que tú has experimentado todas o casi todas. Te invito a reírte conmigo de estos pensamientos que no llevan a ningún lado, y también a que te plantees cómo puedes cambiarlos para dejar de sentir insatisfacción y culpa.

Empecemos.

1) Sufrir por anticipado ante las tareas costosas o una situación desagradable que se avecina

En serio, ¿hay algo más inútil que sufrir una situación por anticipado? Tipo: no te gusta tu trabajo, pero no sólo te sientes desmotivado y lo pasas mal mientras estás en él sino que ya desde el domingo por la tarde, durante horas, estás mascando el sufrimiento porque se acerca el lunes…

O bien durante la tarde has de desarrollar una actividad que no te gusta y te tiras toda la mañana rumiando la insatisfacción y con pensamientos del tipo: «qué rollo, no me apetece, me espera una tarde horrible«…

Justo este tema de sufrir por anticipado fue la temática de mi último vídeo en directo en Facebook. Te lo pongo al final del artículo por si luego tienes tiempo para verlo.

Pienso que esta actitud agobiante y sin sentido no es una cosa que sufrimos a nivel individual sino colectivo. Es propio de nuestra cultura sentir desagrado y estrés por anticipado. Me quedó clarísimo después de leer el libro «El concepto del continuum» de Jean Liedloff (que ha sido, con diferencia, la lectura que más me ha impactado en el último año; de hecho he buscado como una loca todo lo que he podido sobre la autora en Internet, que tampoco es mucho).

En este libro Mrs. Liedloff explica, en el primer capítulo, cómo se enfrentan a la tarea de mover una barca pesada entre guijarros ella y sus colegas italianos por un lado, y los nativos yekuana que habitaban en la selva de Venezuela por otro, y la diferencia de actitud entre unos y otros es descomunal.

Mientras ella y sus compañeros renegaban de esa tarea y estaban malhumorados y temerosos desde hacía días, porque sabían lo duro del trabajo que se avecinaba; los indios yekuana simplemente vivían el momento presente y hasta se permitían hacer bromas cuando alguno de sus compañeros sufría un pequeño corte. Lo cuento con un poquito más de detalle en el vídeo.

A mí me parece que hay «mucha miga» detrás de esto de sufrir por adelantado; que tendrá que ver con cómo hemos sido criado, los valores que se nos han transmitido y la visión que tenemos del trabajo y de la vida.

Por eso creo que para atajar asuntos tan profundos como este podemos empezar por preguntarnos, una y otra vez, por qué estamos tan atados a una forma  de administrar el tiempo tan nociva como esta? ¿Por qué ponemos tanto drama al hecho de hacer un trabajo incómodo o desagradable, como si fuera algo inasumible? ¿Qué sentido tiene pasar el domingo por la tarde temiendo que llegue el lunes, si luego cuando al fin llega vemos que no era tan terrible?

Mucho, mucho para pensar…

Forma inútil nº 2 de gestionar el tiempo – Ir andando por la calle, dando un paseo estupendo, y que mi mente se enrede en todas las tareas que me esperan al llegar a casa o a la oficina.

Otra cosa que consume muchísima energía (inútil) es el hecho de estar pensando en «lo que tienes que hacer a continuación» mientras estás haciendo otra cosa, generalmente agradable.

Ahora que ha llegado la primavera tardía aquí al Mediterráneo y hace unos días preciosos de sol y calorcito disfruto muchísimo en los trayectos hacia cualquier sitio: a casa, al trabajo, al supermercado. Sin embargo, me doy cuenta de que a veces mi mente no parece estar del todo contenta con esta tarea de degustar el paseo y me empieza a recordar todas las cosas que tengo que hacer, a veces incluso a largo plazo.

De verdad, ¿no están para eso las agendas, los planificadores, los blocs de notas; para dejar listadas las cosas que hacer y que la mente pueda descansar?

Lo curioso es que yo SÍ utilizo todos estos materiales, me parecen realmente imprescindibles sobre todo si tienes un negocio, pero aun así parece que encuentro una satisfacción retorcida en dar vueltas a estas tareas una y otra vez… Hasta el punto de que durante algunos paseos acabo estando más en mi lista de tareas que en el presente.

Lo cual es un sinsentido y me lleva a preguntarme:

¿Por qué nos resulta tan difícil desconectar de las obligaciones?

¿Por qué aunque las tengamos apuntadas sentimos la necesidad de repasarlas mentalmente una y otra vez para que no se nos olvide nada?

¿En qué clase de sociedad hiper-vigilante vivimos como para que tengamos tanto miedo a olvidarnos de algo, o a no hacerlo?

Supongo que la clave para no enredarnos en estos pensamientos repetitivos de «las cosas que tengo que hacer» es respirar, volver al cuerpo y decir a esas tareas cariñosamente que se marchen, que ya sabemos que tenemos que hacerlas; y en caso de recordar algo que no tenemos apuntado, más vale tomar en ese momento el móvil o un cuaderno de notas y dejarlo escrito ahí, para demostrarle a nuestra mente que puede relajarse un poco y volver al presente…

Forma absurda de gestionar el tiempo nº 3 – Estar cansada físicamente, y espesa mentalmente, y aun así decirme que tengo que hacer algo ¡y luego no hacerlo!

Bueno, este es otro de mis «comportamientos estrella y ridículos». Resulta que hay veces en que, como todos, y debido a la mera sobrecarga de trabajo (o a veces es por una enfermedad, o en mi caso ahora mismo porque con el embarazo me canso antes, sencillamente) llego a un punto de agotamiento y de no poder más.

Sucede una cosa: que aunque yo estoy agotada y mi mente está espesa, en mi lista de tareas diarias aún quedan algunas cositas por hacer… Y bueno, aquí empieza el dilema, la lucha interior.  Una parte de mí me dice que descanse y la otra dice que cómo va a ser esto, que si no acabo estas tareas se acumularán para mañana y será aún peor.

Al final intento llegar a una especie de tregua conmigo misma y me digo que, si bien no voy a hacer todo lo que me queda pendiente, sí voy a adelantar algo para no sentir que no estoy haciendo nada.

Y aunque a veces acabo realizando esa pequeña tarea… ¿sabes lo que me sucede en el 90% de los casos? Que no hago nada, que el agotamiento puede conmigo. Pero tampoco me quedo contenta porque no he cumplido con ese pequeño objetivo con que me había comprometido.

Y paso ese tiempo «de descanso obligado» pensando en que qué fastidio, lo mucho que tengo que hacer y lo que se me están acumulado las obligaciones. O sea, es ese típico: ni trabajo, ni desconecto, que sé que TODOS habéis experimentado con frecuencia.

La solución teórica a este dilema es ultra sencilla y sería algo así:

Cuando trabajes, trabaja; y cuando por algún motivo te toque descansar, descansa y no pienses en lo que tienes que hacer.

No obstante, ¡qué difícil es de aplicar esto! ¡Qué difícil es descansar sin culpabilidad cuando hay cosas pendientes! ¡Y qué difícil también «obligarse» a trabajar cuando no queda más remedio, sin sentir que eso atenta contra nuestro bienestar!

En este conflicto con la gestión del tiempo hay muchos ingredientes que convendría analizar en cada caso individual: nuestro sentido demasiado rígido de lo que es obligatorio, la autoexigencia, la culpabilización excesiva por cosas que no tienen importancia, una mente demasiado activa, la falta de contacto con el presente o incluso una actitud un poco floja y dramática ante el trabajo y el esfuerzo…

Te invito a indagar en todas estas cosas que te impiden ser realista con la energía de la que realmente dispones (siempre pensamos que tenemos más y por eso sobrecargamos nuestros horarios) y con la dificultad para desconectar DE VERDAD del trabajo pendiente. O bien, de trabajar porque no nos queda otra sin pensar que eso es un infierno.

Forma inútil de gestionar el tiempo nº 4 – Agobiarme por la mañana ante la lista de tareas pendientes y empezar el día cansada

Hay mucha gente que se siente falta de energía en nuestros días. Sucede que, por lo general, trabajamos menos horas que en décadas pasadas y en trabajos que son menos exigentes físicamente; y sin embargo estamos más cansados que nunca… Tanto que muchas veces, cuando llegamos a casa, en lugar de hacer algo interesante vamos a los entretenimientos fáciles como son el móvil y la televisión.

Creo que esto se debe a que sufrimos la mayoría de nosotros un nivel de TENSIÓN y agotamiento mental que no es normal. Y gran parte de esta tensión o agotamiento no surge de una actividad en sí sino de lo que nos abruma esa actividad, o las vueltas que le damos después de hacerla.

No sé si te ha pasado lo mismo que a mí de empezar el día ya cansada: hay días que prevés que serán tan duros de trabajo que no sólo sufres por anticipado, como mencioné antes, sino que te cansas por anticipado.

Es como que parte de nuestra energía física y mental se gasta inútilmente en la tensión que nos provoca el enfrentar ese día.

Puedes imaginar las consecuencias que tiene empezar la jornada estando ya cansado de todo lo que se viene encima: vas a llegar a la noche bajo mínimos y vas a necesitar dosis extra de motivación y café para terminar unas tareas que, sin esa presión de «lo que se me viene encima» hubieran sido retadoras pero no tan duras.

Hay otro pequeño fragmento del libro de Jean Liedloff que refleja maravillosamente bien este hecho, también del capítulo 1. Dice así:

… estaba captando fugazmente el secreto de los indios que ganaban a nuestros corpulentos y bien alimentados hombres a pesar de poseer en general una menor fuerza muscular. Los indios economizaban sus fuerzas usándolas sólo en el trabajo, sin gastarlas en las
tensiones vinculadas a él.

Por lo tanto, empecemos a pensar que estar en tensión ante el trabajo se está llevando energía física real, que nuestros músculos contraídos consumen más calorías que nuestros músculos si estuvieran relajados, y lo mismo nuestro cerebro. Y que si caes enfermo justo antes de una semana en que tienes la agenda repleta de actividades, no es por casualidad: es porque esa tensión ante lo que se avecina te ha hecho colapsar.

Forma inútil de gestión del tiempo nº 5 – Procrastinar una tarea en vez de hacerla de una vez pero seguir teniéndola en la cabeza

Finalmente… ¿hay algo menos eficiente, desde el punto de vista de la gestión del tiempo y la energía, que postergar algo una y otra vez, pero seguir teniéndolo en la cabeza insistentemente?

Decía Paul Hauck, autor de un librito sobre autodisciplina que me gustó mucho en su día, que es más fácil encarar una tarea difícil de una vez que evitarla indefinidamente.

Seguro que estás de acuerdo con esto: cansa más, desgasta más, y crea mucha culpabilidad y preocupación el ir postergando algo continuamente que el decir un día: ¡ya está, lo hago y punto! Sabemos esto con total claridad, y sin embargo nos seguimos enredando en la procrastinación…

Ante una actividad que postergamos una y otra vez lo más sensato que podríamos hacer es:

• Realizarla de una vez y quedarnos tranquilos
• Si realmente es algo que nos da muchísima resistencia, revisar miedos o bloqueos que hay detrás; y finalmente en un acto de valor, terminarla (para estas actividades difíciles yo recomiendo darse mucho tiempo, quizás no hacer otra cosa en todo el día)
• Delegarla a otra persona que lo haga por nosotros
• Eliminar esta tarea de nuestra lista (y de nuestra mente) para siempre y no sufrir más

Eso sería lo sensato. Luego está, como he comentado, ese comportamiento de retener esa tarea en nuestra cabeza pero sin decidirnos a finalizarla. ¿Por qué nos pasa esto? te preguntarás. Bien, eso es lo que te invito a responder por tu cuenta…

Párate a pensar, en concreto para esa tarea que estás evitando, qué es lo que te impide dar un paso más y deshacerte de ese lastre… ¿Es la comodidad, el miedo, la falta de costumbre de acabar tus cosas a tiempo, la falta de decisión, que te gusta machacarte y sufrir? De verdad, invierte una tarde en examinar por qué te comportas así y luego toma una decisión.

Yo en estas últimas semanas he sido muy consciente de la cantidad de energía que se me va en pensar en esas tareas pendientes una y otra vez (a veces son cosas tan tontas como darme de baja de un servicio que ya no utilizo, o comprar algo que necesito pero para lo que no saco tiempo o ganas) y creo que voy a destinar uno o dos días enteros simplemente a cerrar estos asuntos.

Resumiendo, mis 5 actitudes absurdas e inútiles en cuanto a cómo gestionar el tiempo son:

1. Sufrir por anticipado ante las tareas costosas o una situación desagradable que se avecina
2. Ir andando por la calle, dando un paseo estupendo, y que mi mente se enrede en todas las tareas que me esperan al llegar a casa o a la oficina.
3. Estar cansada físicamente, y espesa mentalmente, y aun así decirme que tengo que hacer algo ¡y luego no hacerlo!
4. Agobiarme por la mañana ante la lista de tareas pendientes y empezar el día cansada
5. Procrastinar una tarea en vez de hacerla de una vez pero seguir teniéndola en la cabeza

¿Cuáles son las tuyas? ¿Coindicimos?

Dicho esto… ¿y qué hacemos?

Bueno, y ahora la pregunta del millón, la que muchos os estáis haciendo después de leer toda esta exposición… ¿¿y qué hacemos?? ¿por dónde empezamos a deshacer esta mentalidad?

Verás, como te decía el inicio, creo que la solución es más compleja que aplicar unas simples estrategias de organización y productividad porque se mezclan muchas cosas… Y la manera en que lidiamos con nuestras tareas dice mucho de nosotros, de nuestras creencias y bloqueos de todo tipo. Por eso no quiero que te quedes con la idea de que haciendo algo superficial y fácil vas a poder cambiar comportamientos como estos. Junto con «hacer algo» hay que plantearse muchas cosas.

Por eso la primera solución que te recomiendo para atajar estas actitudes es:

1. Tomar conciencia y anotar, lo mismo que he hecho yo, cuáles son tus «actitudes absurdas» relacionadas con la gestión del tiempo y de tareas.

De verdad, invierte tiempo en observar tu mente, en anotar tus pensamientos en torno a este tema, en darte cuenta de lo inútiles que son estas formas de pensar y sin embargo lo difícil que es desprenderse de ellas.

Yo me he dedicado varios días a apuntar en una libreta en qué momento tenía una de estas actitudes, ante qué tareas, y luego he pasado un tiempo reflexionando sobre el porqué o el origen de esta manera de pensar. Y es algo que pienso seguir haciendo, el tiempo que sea necesario.

También puedes aprovechar para debatir con otras personas estas limitaciones, los debates enriquecen y nos dan nuevos puntos de vista. En resumen, obsérvate y registra cómo y cuando aparecen estos comportamientos.

2. No pensar tanto y hacerlo.

Esta es una solución efectiva para aplicar en cosas pequeñas, que no te cuesten mucho. Nos tenemos que acostumbrar a que el pensamiento de «tengo que hacer tal cosa» y la acción vayan lo más cerca posible.

Sí, se trata de convertir esta manera de proceder en un hábito, más que en un comportamiento extraordinario.

Esto no se puede hacer con tareas complejas pero imagínate que te vas acostumbrando a ser más voluntarioso en quehaceres como fregar los platos justo después de comer, llamar a alguien justo cuando piensas en esa persona o responder un e-mail justo cuando te llega. Permanece atento y en vez de postergar determinadas acciones, si es algo que va a llevarte menos de 10-15 minutos hazlo en el momento.

Entrénate en ser una persona de acción rápida y que no acumula las cosas por hacer.

3. Liberarnos de la culpa y la exigencia que acompañan una ineficiente gestión del tiempo

Sí, esto es clave. El desgaste de estos comportamiento también proviene de que los asociamos con emociones de vergüenza, de que estamos haciendo las cosas mal, que no nos esforzamos lo suficiente.

No aprovechar bien el tiempo es una situación que genera problemas, encima sentirse mal por ello es de locos. Digamos que «el castigo» ya está en los inconvenientes y el dolor que conlleva la propia ineficiencia, o el no desconectar del trabajo, o la presión ante un día sobrecargado de actividades. Así que añadir una dosis extra de malestar a modo de castigo NO ES NECESARIO.

Tenemos que ser plenamente conscientes de que no avanzamos hacia la resolución de estos conflictos desde la culpa o exigiéndonos actuar de manera diferente. La exigencia conlleva tensión. La tensión ya hemos visto que nos desgasta y empeora la gestión del tiempo.

Por eso te propongo cambiar pero desde una actitud de paciencia y curiosidad. Un día puedes pensar: «vaya, qué curioso, he vuelto a caer en pensar obsesivamente en mi lista de tareas mientras jugaba con mi hijo, ¿por qué será?«. Otro día aplicas un truquito nuevo de productividad que has aprendido por ahí y observas los resultados. Y otro día antes de empezar a trabajar, si ya te sientes presionado y cansado ante lo que se avecina, puedes optar por llamar a alguien que siempre te hace reír y rebajar la tensión.

En definitiva, se trata de ir observando y probando cosas pero desde esta actitud de «no pasa nada» de «voy a hacer estoy a ver qué sucede» o de «qué curioso que el 80% de las personas experimenten lo mismo que yo».

Y finalmente…

Espero que este artículo, además de hacerte reflexionar sobre ciertas actitudes con respecto a la gestión del tiempo y pensar en algunas soluciones para empezar, te haya dado TRANQUILIDAD.

Tranquilidad al ver que casi todos tenemos estas mismas experiencias… Que la mayoría de personas estamos «luchando» con estas locuras de nuestra mente, que a veces nos lleva por el mal camino. Por ello, no eres un bicho raro ni una persona vaga o poco práctica si te pasan estas cosas.

Sería interesante compartir experiencias de este tipo con otras personas pero no sólo eso, sino ir más allá e indagar por qué nuestra mente nos hace estas jugarretas, por qué la sociedad occidental tiene tantas trabas para fluir con el tiempo, para gestionar las tareas con calma y sin culpabilidad, para centrarse en el presente y no agobiarse por anticipado…

Así que en esta ocasión os invito más que nunca a dejar vuestros comentarios abajo sobre estas u otras actitudes irracionales y negativas (pero fuertemente ancladas en nosotros) relacionadas con la gestión del tiempo del tiempo de trabajo o de ocio, y vuestros pensamientos de por qué emplear con naturalidad el tiempo se nos resiste.

Por cierto, como dije en el punto 1,  este es el vídeo sobre «Cómo dejar de sufrir por anticipado» que grabé esta misma semana en Facebook; no es el vídeo más brillante que he hecho pero leo un texto de Jean Liedloff que me parece muy revelador:

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Que tengáis todos muy buen día y lo dicho: espero vuestros comentarios y reflexiones con respecto a este tema. 😉