¿Cómo consigo acabar lo que quiero aunque no me apetezca? ¿Qué hago para ser más productiva y así tener más tiempo para mi vida personal? ¿Qué me funciona a la hora de organizarme y qué no (aunque lo digan los gurús)?

Estas preguntas me las hago cada cierto tiempo. El tema de la productividad me interesa mucho, diría que me ha interesado desde siempre, porque creo que la manera de gestionar el tiempo-energía es una metáfora de nuestra vida entera.

Los hay que son hípereficientes, rígidos y no dejan nada al azar (con las ventajas e inconvenientes que esto conlleva) y los hay que viven en un perpetuo estado de flow sin horarios ni objetivos definidos y, por ello, sin una estructura interna que les ordene y les aleje del caos.

 

En el artículo “10 lecturas para mejorar tu productividad personal” hablé de algunos textos y autores que me han ayudado a la hora de crear mi, digamos, “estrategia” de productividad. Te animo a que eches un vistazo a estas lecturas pero sobre todo a que saques tus propias conclusiones y las lleves a la práctica. Todos deberíamos tener un método único para gestionar el tiempo y no copiar de otros.

En esta ocasión, lo que voy a compartir contigo no son ideas de otros, sino lo que A MÍ me viene funcionando, en los últimos tiempos, para ser más productiva.

Estas recomendaciones están adaptadas a mi forma de ser, mi trabajo y mis circunstancias actuales y seguro que sufrirán reajustes en el futuro (ya que las herramientas de gestión del tiempo/energía varían en función del momento que estamos viviendo).

Espero mi “top ten” para una vida más productiva te inspire, y sobre todo que te anime a buscar cuáles son las cosas que a ti te funcionarían.

Vamos a ello.

 

Las estrategias que me han ayudado a ser más productiva después de probar muchas cosas
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Estrategia número 1: Hacer menos

Este es mi mayor secreto para ser más productiva y no “quemarme” por un exceso de tareas. Es más, sería el primer consejo que daría a esa persona que llega agotada al final del día o que arrastra un lastre de culpabilidad porque no tacha todas las tareas de su lista: HAZ MENOS

Para tener más tiempo libre hay que, sencillamente, decir que no a tantos planes, tantas tareas, obligaciones, aficiones, cursos, libros y alternativas de todo tipo que nos seducen pero que luego suponen una carga extra en nuestro horario.

Por otro lado, cuando en un día tenemos sólo unas pocas tareas importantes (de una a tres) nos damos la posibilidad de, primero, centrarnos en ellas sin que la urgencia de otra tarea nos abrume y, segundo, irnos a la cama con la sensación de que hemos hecho TODO lo que nos habíamos propuesto. Y esta sensación de “he cumplido con lo que me había propuesto” alimenta nuestra eficiencia y nuestra autoestima.

En definitiva, la esencia de una vida más productiva, centrada lo importante, está en el minimalismo. Haz menos cosas. Menos planes. Menos formación. Menos trabajos. Menos reuniones. Menos compromisos. Y así, lo que hagas, lo vivirás con más sentido.

 

Estrategia número 2: Libreta y boli a mano, siempre

Con vidas tan complicadas y con tantos flancos abiertos como las que vivimos en la actualidad se hace indispensable tener un vehículo en el que ordenar y descargar de la mente tareas, objetivos y obligaciones.

¿Cuál es este vehículo? Algo tan sencillo como una agenda, o simplemente una libreta en blanco donde apuntar citas y una lista de tareas.

A partir de aquí, luego surgen sistemas de organización más complejos y con diferente propósito. Como en todo, lo mejor es probar qué tipo de listas/agendas/horarios son los que mejor nos funcionan. Para mí lo mejor es lo simple: utilizo UNA ÚNICA AGENDA y luego tengo en mi escritorio de trabajo una libreta donde hago esquemas, o escribo tareas desglosadas, o ideas, o notas o lo que sea. Nada más, ni aplicaciones webs, ni planificadores semanales (en mi agenda ya va incluido uno mensual) ni más “historias”.

Lo importante de cualquier sistema de planificación es que te haga la vida más fácil y te facilite que cumplas con tus metas. 

Porque si un calendario demasiado estructurado o un sistema muy complejo de productividad sólo te crea culpas y ansiedad, necesitas cambiarlo o revisarlo.

Hablando de listas, algo que me ha ayudado muchísimo a ser más productiva es hacer, al final del año o el trimestre, una lista de cosas hechasConsiste en apuntar todo lo que hemos avanzado con respecto a un tema en vez de lo que nos falta por hacer. Centrarte en tus logros y lo que has FINALIZADO es un plus de motivación que te ayuda a seguir mejorando.

 

Estrategia número 3: Empezar a trabajar por algo sencillo, es decir “calentar”

He leído muchas, muchísimas veces, eso de que lo mejor es comenzar el día por la tarea más dura. Tiene su lógica, se supone que nada más levantarnos nuestro nivel de energía y concentración es alto y deberíamos aprovecharlo para acometer la tarea que requiere más esfuerzo.

Brian Tracy tiene un libro titulado “Cómete el sapo” en el que esta es su recomendación estrella: empezar el día quitándonos la tarea más engorrosa (puedes encontrar un buen resumen del libro aquí). Sí, cierto, qué buena sensación debe quedar cuando uno, desde por la mañana, ya sabe que ha hecho lo más pesado del día.

Pues bien… yo he intentado “comerme ese sapo” a primera hora y casi nunca he podido. A base de fallar una y otra vez, me he dado cuenta de que no se me da bien empezar por lo más difícil. Ni cuando estaba en el instituto conseguía estudiar primero las materias que más me costaban.

Para mí, el hecho de saber que cuando empiece a trabajar voy a enfrentarme a algo desagradable, o que me da pereza, me hace postergar este momento lo máximo posible y por ello mi productividad baja a mínimos…

Sin embargo, sí que he notado que si me doy un tiempo para calentar al inicio de mi jornada, mínimo de media hora y máximo de una hora, en el que hago algo agradable o que no me suponga mucho esfuerzo, luego consigo concentrarme y rendir mucho más. Ya he probado varias veces una cosa y la otra (trabajar con calentamiento y sin calentamiento) y definitivamente me quedo con la primera opción.

Así que el libro de Brian Tracy cambiará las vidas de muchas personas pero no la mía. Y está todo bien 🙂

 

Estrategia número 4: Cambiar el orden de las tareas con flexibilidad

Otra cosa que a mí me suele funcionar es no determinar el orden de ejecución de las tareas diarias o semanales. Más bien me gusta fijarme en cómo está mi nivel de ánimo y concentración en un momento dado y, según estos, priorizar una cosa u otra.

Por ejemplo, los días o las horas en que estoy muy enfocada, aprovecho para hacer algo que me cueste trabajo, y si una tarde, por el calor o por lo que sea, no tengo ganas de nada, casi que prefiero dedicarme a ordenar el despacho, escribir mails, repasar informes de las sesiones o planchar la ropa, por ejemplo.

También tengo claro cuáles son mis horas de mayor concentración. Por la mañana suelo estar despejada y también, curiosamente, tengo un pico de inspiración y energía sobre las 7-8 de la tarde. Me gusta mucho hacer sesiones a esa hora porque me veo lúcida mental y emocionalmente. Por el contrario a las 4 de la tarde, que estoy siempre cansada y medio dormida, jamás me planteo hacer nada importante.

Nuestro cuerpo siempre tiene que ser un aliado en nuestra productividad y no un enemigo. Para ello, tenemos que entrenarnos en averiguar qué momento es el adecuado para cada cosa (escuchando nuestro cuerpo) y amoldar nuestras tareas a estos ciclos de ánimo y energía.

 

Estrategia número 5: Crear un contexto que facilite la concentración

Una palabra que yo asocio fuertemente con ser más productiva es esta: FOCO.

Foco es lo que nos falta a casi todos en este mundo lleno de aparatitos que hacen “ding ding” cada dos por tres. Foco es lo que le falta al gerente de una gran compañía que se ve asediado por interrupciones cada cinco minutos y por ello no tiene tiempo para pensar, implementar mejoras o analizar procesos (que es realmente su función). Foco es lo que les falta a los estudiantes jóvenes que se han habituado a no leer más de diez minutos sin mirar el móvil.

Como la falta de foco está en el ambiente se hace necesario crear un contexto que lo facilite y no depender sólo de la fuerza de voluntad para concentrarnos.

Por ejemplo, yo suelo apago el router cuando necesito foco (opción bruta) así me quito de un plumazo Internet. A otras personas les funciona irse a una biblioteca a trabajar, aislarse en el despacho y exigir que nadie le moleste (salvo una urgencia tipo “se está quemando el edificio”) o, cuando se notan dispersos, tomarse unos minutos para respirar y meditar.

Una pregunta que puedes hacerte para mejorar tu foco (y por tanto tu productividad) es la siguiente:

¿Qué contexto elevaría mi concentración?

¿Una nueva mesa de trabajo más amplia, impedir interrupciones, desconectar Internet, escuchar música, utilizar algún aceite esencial? Sea lo que sea ¡hazlo! porque si algo no te puedes permitir es trabajar a medio gas un montón de horas y quedarte sin tiempo de descanso.

 

Estrategia número 6: Entrenar mi autodisciplina y persistir en una tarea pesada “cinco minutos más”

No soy fan ni de fustigarme ni de obligarme a trabajar cuando realmente no tengo energía, pero tengo que reconocer que un poco de “disciplina pura y dura  a todos nos viene bien.

Por disciplina hablo de, literalmente, obligarnos a permanecer haciendo algo que no nos apetece. No durante un tiempo largo (porque eso es inaguantable) pero sí un período corto. En plan sargento, pero comprensivo (¿existe algo así?).

Por ejemplo, imagínate: tu yo perezoso te dice que no le apetece nada ordenar esos papeles pero tu yo responsable le dice: sí, tienes que hacerlo, no hay opción, pero va, sólo 10 minutos. O tu yo hedonista opina que hace un día estupendo para salir a pasear toda la tarde pero tu yo responsable espeta: tienes razón, hace un sol que se puede desaprovechar, pero mínimo una hora vas a trabajar, sí o sí, y las otras tres venga, vete de paseo.

Cuando terminamos una tarea engorrosa, o cuando avanzamos en algo aunque no nos apetecía nada, sentimos el orgullo de haber superado nuestro límite mental. Y es una sensación muy agradable. Así que, a pesar que no soy una defensora del sacrificio, reconozco que entrenar mi fuerza de voluntad con pequeñas “obligaciones” me ha hecho más productiva.

 

Estrategia número 7: Relativizar los “días buenos” y los “días malos”

La productividad y la energía fluctúan y esto es algo que hay que aceptar sin obsesionarse.

A veces nos “venimos arriba” porque un día nos ha cundido el tiempo una barbaridad y hemos acabado veinte tareas pendientes, y resulta que el resto de la semana no hemos podido mantener este ritmo y por eso nos desmoronamos.

Otras veces pasa que tenemos una temporada en que trabajamos muy leeennnto, con sueño a todas horas (típico de la primavera) y eso nos lleva a pensar que nos hemos vuelto personas improductivas y de bajo rendimiento.

Por ello la clave es relativizar los buenos y los malos momentos. Agradecernos los días de máxima productividad, sin pretender que el siguiente tiene que ser así, y asumir también que hay momentos de poca concentración y no sentirnos culpables por ello, porque al día siguiente podemos empezar de nuevo.

 

Estrategia número 8: Tener planes

Esta es una que he descubierto muy recientemente. Resulta que si una tarde o una noche tengo planes, interesantes por supuesto, soy mucho más eficiente porque necesito estar liberada a la hora de llevar a cabo esos planes.

Por el contrario, si una tarde o un fin de semana no tengo nada programado, tiendo a procrastinar más y a dejar todo para después porque total “tengo todo el tiempo disponible”.

No me gusta abusar de esta estrategia de ponerme planes porque me gusta disponer de tiempo de sobra para imprevistos y para trabajar con esmero. Sin embargo, de vez en cuando me viene bien un poco de impulso a mí misma. Hago planes estupendos a los que no puedo negarme, me fijo fines de semana sin ordenador, y me obligo a ser eficiente para poder disfrutar de estos planes-recompensa.

 

Estrategia número 9: Ponérmelo fácil, SIEMPRE

Para mí, ser más productiva no consiste sólo en ejecutar con diligencia las acciones importantes sino también en disfrutar del proceso.

Aquí se vuelve importante la habilidad de insuflar a cada tarea cierto sentido o alegría. Porque cada cosa de nuestra vida se puede hacer de una manera un poquito más agradable, menos costosa y más divertida. No hablo de convertir todo en una fiesta, porque esto es exagerado, pero por lo menos bajar el nivel de incomodidad de las tareas tediosas o difíciles.

Podemos hacernos la pregunta de: ¿Cómo puedo hacer esto más fácil o más agradable?  ante cualquier tarea que nos resulte complicada o pesada, y esto nos llevará a dejar de procastinarla.

La vida de por sí ya es demasiado complicada. Mi propuesta es que pongamos todo lo que esté en nuestra mano para hacer nuestras tareas más llevaderas ¿no te parece?

 

Estrategia número 10: Poner atención (y amor) cuando noto una resistencia

Hay veces en que no avanzo en una tarea y no es por falta de foco, desorganización o falta de tiempo. Es ese “algo más” que muchas personas percibimos como un freno.

Estos frenos o resistencias nos suelen llevar a postergar. El camino fácil es dejarse llevar por esa postergación y hacer una cosa, y otra, y otra… excepto la tarea difícil en cuestión, que puede ser una llamada, un mail, un proyecto o una gestión que nos da miedo.

En este punto en que aparecen las resistencias lo más útil para mí es, antes de nada, PARAR.

Parar y respirar, en vez de seguir haciendo cualquier cosa que sirva de distracción (Internet, leer, ordenar el armario, etc.)

Después toca hacerse la pregunta mágica: ¿qué está pasando? ¿qué resistencia o autosabotaje me está frenando? ¿Es miedo, inseguridad, falta de motivación absoluta, falta de libertad?

Cuando detectamos una intensa resistencia hacia una actividad lo único que sirve es parar y hacerse este cuestionamiento. Y luego, dividir la gran tarea incómoda en pequeños trozos manejables que podamos ir ejecutando. Con mucha delicadeza y paciencia. Dicho de otra manera:

La procrastinación se vence con atención y amor.

Atención y amor, en vez de culpa, evasión y autocastigo, esa es la manera de acometer esas tareas que postergamos indefinidamente…

 

En resumen: Mi “top 10” para una vida productiva

Después de múltiples lecturas, reflexiones y mucha prueba y error, he llegado a dilucidar mis diez consejos de oro para mejorar mi productividad. Muchos serán aplicables a otras personas y otros no. Por el momento, lo que a mí me ha dado muy buen resultado es:

  1. Hacer MENOS cosas
  2. Utilizar la agenda y las listas
  3. Empezar por lo sencillo
  4. Hacer las tareas en función de mi energía del momento
  5. Crear un contexto que facilite la concentración
  6. Entrenar la persistencia y la autodisciplina
  7. Relativizar los días de alta y baja productividad
  8. Tener planes que me obliguen a ser eficiente
  9. Hacer más fáciles y agradables mis tareas
  10. Poner atención y amor ante mis resistencias

 

Ojalá algunas de mis propuestas te resulten inspiradoras.

Recuerda: no se trata de copiar la forma de organizarse de nadie, sino encontrar la manera que justo a cada uno le funciona. Y esto se consigue experimentando con alegría y confiando en que tenemos las respuestas que necesitamos.

¿Y tú, qué haces para tener una vida más centrada, eficaz y productiva?

¿Te animas a compartirlo en los comentarios? ¡Te espero por allí!

 


Créditos de la imagen: Rachael Crowe a través de Unsplash 

 

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5 Comentarios

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  3. A mí lo que más me ayuda a mejorar mi productividad es: elaborar un listado de tareas (yo utilizo papel y bolígrafo en una hoja en sucio), luego las priorizo y finalmente las agendo (las anoto en mi agenda de papel); y las voy tachando según las voy realizando, es muy liberador.
    Antes me agobiaba no llegar a realizarlas todas, ahora no, simplemente asumo que si hoy no la hice es porque no era una prioridad, y la dejo pendiente para otro momento (sin agendar, al fin y al cabo… no era prioritaria).
    También ayuda comenzar por tareas de sencillo cumplimiento, porque motivan a continuar con otras.
    Intento, igualmente, no saturar el día a tareas, y tener un margen de tiempo libre para imprevistos o simplemente para tenerlo.
    Muchas gracias por el artículo, me gusta mucho. Saludos!

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