¿Cómo consigo acabar lo que quiero aunque no me apetezca? ¿Qué hago para ser más productiva y así tener más tiempo para mi vida personal? ¿Qué me funciona a la hora de organizarme y qué no (aunque lo digan los gurús)?

 

Estas preguntas me las hago cada cierto tiempo. El tema de la productividad me interesa mucho, diría que me ha interesado desde siempre, porque creo que la manera de gestionar el tiempo-energía es una metáfora de nuestra vida entera.

 

Los hay que son hípereficientes, rígidos y no dejan nada al azar (con las ventajas e inconvenientes que esto conlleva) y los hay que viven en un perpetuo estado de flow sin horarios ni objetivos definidos y, por ello, sin una estructura interna que les calme y les aleje del caos.

 

En el artículo “10 lecturas para mejorar tu productividad personal” hablé de algunos textos y autores que me han ayudado a la hora de crear mi, digamos, “estrategia” de productividad. Te animo a que eches un vistazo a estas lecturas pero sobre todo a que saques tus propias conclusiones y las lleves a la práctica. Todos deberíamos tener un método único para gestionar el tiempo y no copiar de otros.

 

En esta ocasión, lo que voy a compartir contigo no son ideas de otros, sino lo que A MÍ me viene funcionando, en los últimos tiempos, para ser más productiva. Estas recomendaciones están adaptadas a mi forma de ser, mi trabajo y mis circunstancias actuales, y seguro que sufrirán reajustes en el futuro (ya que las estrategias de gestión del tiempo/energía varían en función del momento que estamos viviendo).

 

Espero mi “top ten” para una vida más productiva te inspire, y sobre todo que te anime a buscar cuáles son las cosas que a ti te funcionarían.

Vamos a ello.

 

Estrategia número 1: Hacer menos

Este es mi mayor secreto para ser más productiva y no “quemarme” por un exceso de tareas. Es más, sería el primer consejo que daría a esa persona que llega agotada al final del día o que arrastra un lastre de culpabilidad porque no tacha todas las tareas de su lista: HAZ MENOS

 

Para tener más tiempo libre hay que, sencillamente, decir que no a tantos planes, tareas, obligaciones, aficiones, cursos, libros y alternativas de todo tipo que nos seducen, pero que luego suponen una carga extra en nuestro horario.

 

Por otro lado, cuando en un día tenemos sólo unas pocas tareas importantes (de una a tres) nos damos la posibilidad de, primero, centrarnos en ellas sin que la urgencia de otra tarea nos abrume y, segundo, irnos a la cama con la sensación de que hemos hecho TODO lo que nos habíamos propuesto. Y esta satisfacción alimenta nuestra eficiencia y nuestra autoestima.

 

En definitiva, la esencia de una vida más productiva, centrada lo importante, está en el minimalismo. Haz menos cosas. Menos planes. Menos formación. Menos trabajos. Menos reuniones. Menos compromisos. Y así, lo que hagas, lo vivirás con más sentido.

 

Estrategia número 2: Libreta y boli a mano, siempre

Con vidas tan complicadas y con tantos flancos abiertos como las que vivimos ahora, se hace indispensable tener un vehículo en el que ordenar y descargar de la mente las tareas, objetivos y obligaciones.

 

Algo tan sencillo como una agenda donde apuntar las citas importantes y una lista de tareas diaria, semanal o mensual suponen el mínimo para una organización eficaz. A partir de aquí, luego surgen sistemas de organización más complejos y con diferente propósito. Como en todo, lo mejor es probar qué tipo de listas/horarios son los que mejor nos funcionan. Y una planificación funciona cuando nos hace la vida más fácil y nos facilita que cumplamos nuestra metas.

 

Es decir, si tienes un sistema de organización muy complicado y estructurado (con horarios, decenas de listas, tres agendas diferentes) pero tu productividad no mejora, es que necesitas cambiarlo, por muy “bien hecho” que te quede el modelo. Lo mismo en el caso contrario: si se te olvida la mayoría de las cosas porque no las apuntas o postergas indefinidamente tus objetivos, te conviene revisar tu modo de planificación.

 

Hablando de listas, un tipo que a mí me encanta y me ha ayudado muchísimo a ser más productiva es la lista de cosas hechas. Te lo explico con detalle si pinchas en el enlace anterior, pero básicamente consiste en apuntar todo lo que hemos avanzado con respecto a un tema. Supone cambiar el foco para, en vez de fijarnos sólo en lo que tenemos que hacer, poner la atención también en las cosas que hemos finalizado.

 

Estrategia número 3: Empezar a trabajar por algo sencillo, es decir “calentar”

He leído muchas, muchísimas veces, eso de que lo mejor es comenzar el día por la tarea más dura. Tiene su lógica, se supone que nada más levantarnos nuestro nivel de energía y concentración es alto y deberíamos aprovechar esto para acometer la tarea que requiere más esfuerzo.

 

Brian Tracy tiene un libro titulado “Cómete el sapo” en el que su recomendación estrella es justo esta: empezar el día quitándonos la tarea más engorrosa (puedes encontrar un buen resumen del libro aquí). Qué buena sensación debe quedar cuando uno, desde por la mañana, ya sabe que ha hecho lo más pesado del día.

 

Pues bien, yo he intentado “comerme ese sapo” a primera hora y casi nunca he podido. No, no se me da bien empezar por lo más difícil. Ni cuando estaba en el instituto conseguía estudiar primero las materias que más me costaban.

 

Para mí, el hecho de saber que cuando empiece a trabajar voy a enfrentarme a algo desagradable, o que me da pereza, me hace postergar este momento lo máximo posible. Y por ello mi productividad baja a mínimos… Sin embargo, sí que he notado que cuando me doy un tiempo para calentar, mínimo de media hora y máximo de una hora, en el que hago algo agradable, o que no me suponga mucho esfuerzo, luego consigo concentrarme y rendir mucho más. Ya he probado varias veces una cosa y la otra (trabajar con calentamiento y sin calentamiento) y definitivamente me quedo con la primera opción.

 

Así que el libro de Brian Tracy cambiará las vidas de muchas personas pero no la mía. Y está todo bien 🙂

 

Estrategia número 4: Cambiar el orden de las tareas con flexibilidad

Otra cosa que a mí me suele funcionar es no determinar el orden de ejecución de las tareas diarias o semanales. Más bien me gusta fijarme en cómo está mi nivel de ánimo y concentración en un momento dado y, según estos, priorizar una cosa u otra.

 

Por ejemplo, los días o las horas en que estoy muy enfocada, aprovecho para hacer algo que me cueste trabajo, y si una tarde, por el calor o por lo que sea, no tengo ganas de nada, casi que prefiero dedicarme a ordenar el despacho, escribir mails, repasar informes de las sesiones o planchar la ropa, por ejemplo.

 

También tengo claro cuáles son mis horas de mayor concentración. Por la mañana suelo estar despejada y también, curiosamente, tengo un pico de inspiración y energía sobre las 7-8 de la tarde. Me gusta mucho hacer sesiones a esa hora porque me veo lúcida mental y emocionalmente. Por el contrario a las 4 de la tarde, que estoy siempre cansada y medio dormida, jamás me planteo ni dar ni recibir una sesión de coaching.

 

Creo que nuestro cuerpo siempre tiene que ser un aliado en nuestra productividad y no un enemigo. Para ello, tenemos que entrenarnos en averiguar qué momento es el adecuado para cada cosa y amoldar nuestras tareas a estos ciclos de ánimo y energía.

 

Estrategia número 5: Crear un contexto que facilite la concentración

Una palabra que yo asocio fuertemente con ser más productiva es esta: FOCO.

 

Foco es lo que nos falta a casi todos en este mundo lleno de aparatitos que hacen “ding ding” cada dos por tres. Foco es lo que le falta al gerente de una gran compañía que se ve asediado por interrupciones cada cinco minutos, y por ello no tiene tiempo para pensar, implementar mejoras o analizar procesos (que es realmente su función). Foco es lo que les falta a los estudiantes jóvenes que se han habituado a no leer más de diez minutos sin mirar el móvil.

 

Como la falta de foco está en el ambiente, se hace necesario crear un contexto que lo facilite y no depender sólo de la fuerza de voluntad para concentrarnos. Por ejemplo, yo suelo apago el router cuando necesito foco (opción bruta) así me quito de un plumazo Internet. A otras personas les funciona irse a una biblioteca a trabajar, aislarse en el despacho y exigir que nadie le moleste (salvo que se acabe el mundo) o, cuando se notan dispersos, tomarse unos minutos para respirar y meditar.

 

Una pregunta que puedes hacerte para mejorar tu foco (y por tanto tu productividad) es: ¿qué contexto elevaría mi concentración? ¿Una nueva mesa de trabajo, impedir interrupciones, desconectar Internet? Sea lo que sea ¡házlo! porque si algo no te puedes permitir es trabajar a medio gas un montón de horas y quedarte sin tiempo de descanso…

 

Estrategia número 6: Entrenar mi autodisciplina y persistir en una tarea pesada “cinco minutos más”

No soy fan ni de fustigarme ni de obligarme a trabajar cuando realmente no tengo energía, pero tengo que reconocer que un poco de “disciplina pura y dura  a todos nos viene bien.

 

Por disciplina hablo de, literalmente, obligarnos a permanecer haciendo algo que no nos apetece. No durante un tiempo largo (porque eso es inaguantable) pero sí un período corto. En plan sargento, pero comprensivo (¿existe algo así?).

 

Por ejemplo, imagínate: tu yo perezoso te dice que no le apetece nada ordenar esos papeles pero tu yo responsable le dice: sí, tienes que hacerlo, no hay opción, pero va, sólo 10 minutos. O tu yo hedonista opina que hace un día estupendo para salir a pasear toda la tarde pero tu yo responsable espeta: tienes razón, hace un sol que se puede desaprovechar, pero mínimo una hora vas a trabajar, sí o sí, y las otras tres venga, vete de paseo.

 

Cuando terminamos una tarea engorrosa, o cuando avanzamos en algo aunque no nos apetecía nada, sentimos el orgullo de haber superado nuestro límite mental. Y es una sensación muy agradable. Así que, a pesar que no soy una defensora del sacrificio, reconozco que entrenar mi fuerza de voluntad con pequeños retos me ha hecho más productiva.

 

Eso sí, hay que tener cuidado con no tensar demasiado la cuerda y exigirnos en exceso… porque lo que suele pasar es que nuestro inconsciente se subleva y nos manda a paseo, como explica magistralmente Norberto Levy en este vídeo.

 

Estrategia número 7: Relativizar los “días buenos” y los “días malos”

La productividad y la energía fluctúan y esto es algo que hay que aceptar sin obsesionarse.

 

A veces nos “venimos arriba” porque un día nos ha cundido el tiempo una barbaridad, y hemos acabado veinte tareas pendientes, y resulta que el resto de la semana no hemos podido mantener este ritmo y por eso nos desmoronamos.

 

Otras veces pasa que tenemos una temporada en que trabajamos muy leeennnto, con sueño a todas horas (típico de la primavera) y eso nos lleva a pensar que nos hemos vuelto personas improductivas y de bajo rendimiento.

 

Por ello creo que la clave es relativizar los buenos y los malos momentos. Agradecernos los días de máxima productividad, sin obligarnos a que el siguiente tiene que ser así, y asumir también que hay momentos de poca concentración y no sentirnos culpables por ello, porque al día siguiente podemos empezar de nuevo.

 

Estrategia número 8: Tener planes

Esta es una que he descubierto muy recientemente. Resulta que si una tarde o una noche tengo planes, interesantes por supuesto, soy mucho más eficiente porque necesito estar liberada a la hora de llevar a cabo esos planes.

 

Por el contrario, si una tarde o un fin de semana no tengo nada programado, nada interesante que hacer fuera de casa, tiendo a procrastinar más y a dejar todo para después porque total, “ya lo haré por la noche o el fin de semana”. Esto me pasa a mí y creo que a todos.

 

No me gusta abusar de esta estrategia de ponerme planes porque me gusta disponer de tiempo y espacio de sobra para imprevistos y para trabajar con esmero, sin prisas. Sin embargo, de vez en cuando me viene bien un poco de impulso a mí misma. Hago planes estupendos a los que no puedo negarme, me fijo fines de semana sin ordenador, y me obligo a ser eficiente para poder disfrutar de estos planes-recompensa.

 

¿Quieres que te cunda más el tiempo? ¡Entonces haz planes deliciosos que no puedas rechazar!

 

Estrategia número 9: Ponérmelo fácil, SIEMPRE

Para mí, ser más productiva no sólo consiste sólo en ejecutar con diligencia las acciones importantes, sino también en disfrutar este proceso.

 

Aquí se vuelve importante la habilidad de insuflar a cada tarea cierto sentido o alegría, la máxima que sea posible. Porque cada cosa de nuestra vida se puede hacer un poquito más fácil y agradable. Menos costosa y más divertida. No hablo de convertir todo en una fiesta, porque esto es exagerado, pero por lo menos bajar el nivel de incomodidad a las tareas desagradables.

 

Podemos hacernos la pregunta de: ¿Cómo puedo hacer esto más fácil?  ante cualquier tarea que nos resulte complicada o pesada. ¿Cómo ponerle un poquito de “chispa”, cómo hacer que sea más agradable?

 

La vida de por sí ya es demasiado difícil en ocasiones. Mi propuesta es que pongamos todo lo que esté en nuestra mano para hacer nuestras tareas más llevaderas y agradables, ¿quién si no para hacer esto?

 

Estrategia número 10: Poner atención (y amor) cuando noto una resistencia

Hay veces en que no avanzo en una tarea y no es por falta de foco, desorganización o falta de tiempo. Es ese “algo más” que muchas personas percibimos como un freno.

 

Estos frenos o resistencias nos llevan muchas veces a postergar. Lo más fácil es dejarse llevar por esa postergación y hacer una cosa, y otra, y otra… excepto la tarea difícil en cuestión, que puede ser una llamada, un mail, un proyecto o una gestión que nos da miedo.

 

En este punto en que aparecen las resistencias lo más útil para mí es, antes de nada, PARAR. Parar y respirar, en vez de seguir haciendo cualquier cosa que sirva de distracción (Internet, leer, ordenar el armario, etc.) Después toca hacerse la pregunta mágica: ¿qué está pasando? ¿qué resistencia o autosabotaje me está frenando? ¿Es miedo, inseguridad, falta de motivación absoluta, falta de libertad? Y a partir de ahí toca profundizar un poco…

 

Cuando detectamos una intensa resistencia hacia una actividad, lo único que sirve es parar y hacerse este cuestionamiento. Y luego, dividir la gran tarea incómoda en pequeños trozos manejables que podamos ir ejecutando. Con mucha delicadeza y paciencia. Dicho de otra manera… La procrastinación se vence con atención y amor. - ¡Twitea esto! Es la mejor manera.

 

Resumen: Mi “top 10” para una vida productiva

Después de múltiples lecturas, reflexiones y mucha prueba y error, he llegado a dilucidar mis diez consejos de oro para mejorar mi productividad. Muchos serán aplicables a otras personas y otros no. Por el momento, lo que a mí me ha dado muy buen resultado es:

  1. Hacer MENOS cosas
  2. Utilizar la agenda y las listas
  3. Empezar por lo sencillo
  4. Hacer las tareas en función de mi energía del momento
  5. Crear un contexto que facilite la concentración
  6. Entrenar la persistencia y la autodisciplina
  7. Relativizar los días de alta y baja productividad
  8. Tener planes que me obliguen a ser eficiente
  9. Hacer más fáciles y agradables mis tareas
  10. Poner atención y amor ante mis resistencias

 

Ojalá algunas de mis reflexiones te resulten inspiradoras. Recuerda: no se trata de copiar la forma de organizarse de nadie, sino encontrar la manera que justo a cada uno le funciona. Y esto se consigue experimentando con alegría y confiando en que tenemos las respuestas que necesitamos.

 

¿Y tú, qué haces para tener una vida más centrada, eficaz y productiva?

¿Te animas a compartirlo en los comentarios? ¡Te espero por allí!

 


Créditos de la imagen: Rachael Crowe a través de Unsplash 

 

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