Una de las preguntas más frecuentes que nos surgen cuando tenemos objetivos a largo, medio y corto plazo es ¿cómo compaginarlos? ¿Cómo planificar todas estas tareas «a diferentes niveles» sin que nos resulte muy complicado?
Porque claro, si sólo vivimos para los «grandes sueños» nos pasará que nos levantaremos un día y no habrá nada para comer en el frigorífico, eso en el mejor de los casos, porque en el peor podemos poner en peligro ese trabajo que no nos gusta pero nos permite pagar las facturas. Y por el contrario, si sólo vivimos para los pequeños objetivos diarios, sin plantearnos sueños atrevidos a medio y largo plazo, estamos echando por tierra la posibilidad de construir una vida diferente y apasionante.
Por lo tanto el reto está en encontrar una manera de ser organizad@s en nuestras tareas diarias sin perder de vista esos grandes propósitos a medio y largo plazo.
Reconozco que para mí es difícil encontrar una forma eficiente de planificar objetivos de diferentes niveles, ¡así que le he pedido a Sara de Estudio Avellana que nos cuente cómo hacerlo! Ya sabes, si algo no se te da bien, busca, pregunta y ¡pide ayuda! 🙂 Sara es toda una experta en organización de proyectos, gestión del tiempo y papelería creativa, así que en este artículo nos explica sus trucos para acompasar los grandes sueños con las tareas diarias. Os dejo con ella:
¡Hola a todos! Antes de nada quería agradecer a Amparo que me haya invitado a su rinconcito, ¡lleno de consejos y motivación por todas partes! Es todo un placer, así que me quedo por aquí con una tacita de café que hoy vamos a hablar de organización. Y quiero esas mentes bien despejadas. 🙂
Uno de los principales quebraderos de cabeza que he tenido yo misma, o que he escuchado a mis lectoras, en foros o grupos de Bullet Journal es el siguiente: Cómo encajar perfectamente tus sueños a largo plazo con la planificación mensual, semanal y diaria.
No sé si esto vas a querer escucharlo… pero la clave absoluta van a ser las revisiones.
Hablo de hacer revisiones anuales, mensuales y semanales de tus objetivos y tareas. Y hablo de que te sientes con calma para analizar si vas por el buen camino, en qué tareas exactamente tendrías que avanzar y en qué momento las vas a realizar.
No lo veas como una obligación ni como algo pesado. Lo tienes que ver cómo un momento especial contigo mism@, en el que disfrutas del mero hecho de planificar y de elegir tus tareas. En el que organizas tus sueños y los pones en orden. ¡Vamos allá!
1. Planificar las revisiones vitales
Antes de nada marca en tu calendario ahora mismo el día que harás tu revisión anual (¿fin de año? ¿en verano? ¿en septiembre?) , el día de tu revisión mensual (final de mes lo idóneo) y el día de tu revisión semanal (yo te recomiendo los viernes al medio día, así ya dejas todo atado y en modo “relaxing” para el fin de semana).
Además, escribe en esa libreta preciosa que tienes por ahí guardada el mini ritual que vas a seguir. Lo tendremos que hacer divertido, ¿no? Tu refresco preferido o incluso un aperitivito, bolígrafos de colores a mano, post-its de diferentes formas y tu agenda. ¡Eso es, revisiones alegres y muy confetti!
2 Revisión anual: tus sueños reales
Bien, ahora comencemos por esa revisión anual en la que reflexionarás sobre tu vida en general. Te voy a contar un secreto, o más bien mi lógica a la hora de transformar un sueño (abstracto) en una acción a comenzar hoy mismo.
Este proceso lo aprendí después de trabajar durante años en departamentos de Marketing y es una lógica que ya, de manera inconsciente, utilizo en mi día a día. Consiste en revisar tus sueños cada año y transformarlos en a) un objetivo concreto a largo plazo y en b) otro objetivo más pequeñito, para el siguiente año. Te voy a poner un ejemplo muy sencillito:
Mi sueño: Vivir en una preciosa casa en el campo –> Lo transformo en un objetivo a largo plazo con número y fecha : Ganar 2000 euros trabajando a distancia de aquí a 5 años para poder pagar una hipoteca y no tener que vivir en el centro.
Y después pienso en qué tengo que conseguir el siguiente año para acercarme a ese objetivo:
Por ejemplo, ganar 1000 euros con los tres primeros clientes. ¿Qué tres estrategias se me ocurren para conseguirlo? –> 1) Tener unos servicios diferenciados 2) Realizar más networking y 3) Profesionalizarme de verdad.
Ahora pienso qué acciones o tareas concretas tengo que hacer para llevar a cabo esas estrategias –> Por ejemplo, en el caso de tener unos servicios diferenciados: 1.1 Hacerme un curso de Marketing aplicado al sector moda + 1.2 Añadir palabras clave diferentes a mi Linkedin + 1.3 Diseñar plantillas para mis clientes.
Seguro que de manera inconsciente muchas veces realizas procesos similares. Pero ahora quiero que lo pongas por escrito y de forma totalmente meditada. De esta manera, en tu revisión anual, en la que revisas ese sueño y tu objetivo a largo plazo, decidirás también tu objetivo a corto plazo. Aquel a conseguir el año que vendrá.
Todas esas acciones concretas a las que has llegado como conclusión, las deberías incorporar a tu día a día, vamos a ver ahora de qué manera.
3 Revisión mensual: llamemos a los meses por su nombre
En tu revisión anual ya has elegido el objetivo para este año, acorde a tu sueño. Yo sólo me centraría en uno, así es más probable que lo consigas. Porque lo vas a conseguir, ya verás. 😉
También tienes una serie de tareas (acciones) que tendrías que planificar y realizar a lo largo de los meses. Yo no soy muy partidaria de ponerme objetivos por mes, ya que trato de simplificar mi vida lo máximo posible. Pero sí que es buena idea que, al menos, elijas qué meses harás cada una de esas tareas.
Coge tu calendario, agenda o similares, tu vista mensual, y vete repartiendo qué estrategias concretas te gustaría realizar cada mes.
Siguiendo con el ejemplo anterior, yo recortaría una hoja de papel (o post-it en su defecto) y escribiría: “Febrero, el mes de los servicios brillantes” (me gusta darle un nombre a cada mes 😉 y añado debajo las tres tareas que me gustaría completar. Un trocito de washi tape, y lo añado a esa vista mensual. Perfecto, cuki y apañado.
Cuando llegue finales de enero y haga mi revisión mensual, me toca planificar y concretar en el tiempo cuando voy a realizar esas tareas que apunté para el mes de febrero. Por ejemplo, puedo decidir que la semana 1 y 2 me haré el curso de marketing, la semana 3 añadiré las palabras clave a mi Linkedin y la semana 4 diseñaré plantillas chulas para potenciales clientes.
¿El último truco que me está funcionando? Colocar un post-it cada lunes de ese mes. Me explico. Mi agenda es a visión diaria (si tuvieras una semanal, simplemente sería un post-it para esa semana concreta) y allí voy apuntando esas tareas que quiero hacer esa semana.
Otro truqui que a mí me funciona, se basa en decidir durante esa revisión mensual, qué tareas sin fecha voy a realizar el siguiente mes. Deberías de tener (si no la tienes ya) una hoja de “Listas a largo plazo”, tareas a hacer sin fecha concreta, que normalmente quedan en el olvido y no nos engañemos: nunca hacemos. ¡Nunca!
Así que yo me he autoimpuesto una norma: Dos de esas tareas a largo plazo tengo que terminarlas obligatoriamente ese mes. No es negociable. Así que son otras dos cosas más que tengo que decidir qué semana o qué día exacto las realizo.
4 Revisión semanal: Viernes + Coca-cola fresquita
Si tuviera que elegir una revisión, sin duda me quedaría con la semanal. Este hábito fue lo que cambió radicalmente la manera de organizarme y conseguir una sensación de paz y orden. No me mires así, no exagero.
Cada viernes, a las dos en punto de la tarde, voy al frigorífico a por una coca cola, me pongo unas patatitas y abro mi agenda. Encima de la mesa, no me faltan nunca celos (washi tapes), bolis de colores y pegatinas. Aunque está terminando la semana, ya tengo ilusión por que empiece la siguiente.
Abro mi agenda y veo ya ese post-it del lunes (el que puse en la revisión mensual) con las tareas a planificar para la próxima semana. Siguiendo el ejemplo anterior, estimé que la semana 1 de febrero haría el curso de Marketing. Yo, al tener bloques de tareas bastante fijos, ya en mi revisión del viernes decido qué día y a qué hora de la semana siguiente voy a realizar esa tarea. Por ejemplo, decido que el lunes a las 13:00 haré una búsqueda intensiva de cursos y elegiré uno. Y a partir de ahí, marco una hora al día de 19:00 a 20:00, durante dos semanas, para avanzar en este curso.
Piensa que cuanto más planificado esté algo, con más probabilidad lo harás (y esa es la idea al final, ¿no?).
Una vez que has hecho espacio en tu semana para esas tareas que se relacionan con tu gran sueño a largo plazo, puedes rellenar todos los huecos con las tareas diarias y semanales del resto de tu vida: trabajo, hacer la compra, llevar a los niños al cole, clases, médicos, papeleos, etc.
En resumen
Así que, recapitulando, si quieres llegar a ser una lady organizada (o mister organizado) y que dejen de decirte que eres un desastre, necesitas:
- Apuntar ya en tu calendario, alarma o recordatorio fechas concretas de las tres revisiones: Anual, mensual y semanal.
- Diseñar un ritual estupendo que te ilusione para tus días de revisión.
- Tener una hoja de plan de acción, en función de tu sueño fantástico.
- Post-its para nombre + tareas de cada mes.
- Post-its para tareas de cada semana.
Para ayudarte un poquito, y ya de paso, por qué no, te diviertas planificando, he diseñado una sorpresa. Imprime este pdf que puedes descargar ya mismo en este enlace, pega post-its encima (¡cada uno de un color por supuesto!), vuelve a meterlo en el papel de tu impresora y dale a imprimir.
¡Estupendo! Ya tienes unos post-its bien monos para tus temas mensuales y semanales; para tu sueño, y tus pequeños objetivos.
Espero que te hayan gustado mis truquillos, y que realmente, mis ideas te sirvan para organizarte un poco mejor cada día. ¡Te espero por Estudio Avellana con mucha planificación, cositas cucas y montones de papelería! 😉
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Todas las imágenes de este artículo son de Rachel Rouhana | Haute Chocolate
¡Muchas gracias Sara por tu simpatía, tus trucos y por la pasión con la que los compartes! Aunque yo soy una persona (I must confess…) que tiendo al caos y a «dejarme llevar por el momento» (menos en mi compromiso de escribir en este blog, eso lo llevo a rajatabla desde que empecé) tengo que decir que después de leer este artículo me muero de ganas de empezar con una rutina de revisiones semanales, mensuales y anuales como es debido. Siento que el truco es hacerlo lo más divertido y práctico posible.
Por mi parte, me comprometo AHORA MISMO a abrir mi agenda y apuntar en ella las fechas de las diferentes revisiones, porque sé que este pequeño paso inmediato es casi garantía de éxito
¿Quién más se apunta? ¿Decidimos ya las fechas de nuestras revisiones? ¿Empezamos a planificar un poquito mejor? 🙂
3 Comentarios
Me ha encantado el artículo! Mil gracias por lo que nos compartes Amparo y en este artículo, Sara también! <3
Me alegro mucho Adriana! <3 Gracias a ti por apreciarlo, de verdad. Un besote!
Me alegra un montón que te haya gustado Adriana!
Un abrazo bien fuerte 🙂